Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely Sitrassa​

1 Rekisterinpitäjä

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra (y-tunnus 0202132-3).  

Osoite: Itämerenkatu 11 – 13, PL 160, 00181 Helsinki 
Puhelin: +358 294 618 991 
Sähköposti: [email protected] 

Tietosuojavastaava: 
Janika Skaffari
Hallintoasiantuntija

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Käsittelemme henkilötietojasi rekrytoinnin sekä siihen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi. 

Rekisterin tietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin. 

3 Käsittelyn oikeusperuste 

Käsittelemme henkilötietoja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja sopimuksen täytäntöönpanoa varten. Käsittelemme henkilötietoja myös oikeutetun edun perusteella rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. 

Suostumuksen perusteella käsittely voi tapahtua esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi. Hakija voi myös antaa suostumuksensa tulla huomioiduksi tulevissa rekrytoinneissa.  

Jos et anna suostumustasi soveltuvuusarviointiin emme voi välttämättä ottaa sinua huomioon rekrytointiprosessissa. 

4 Käsiteltävät henkilötiedot 

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja: 

• nimi 

• yhteystiedot 

• sosiaalisen median tilit 

• palkkatoive 

• CV:n sisältämät henkilötiedot 

• hakemuksen käsittämät henkilötiedot 

5 Mistä henkilötiedot tulevat 

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, suosittelijoilta sekä soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta henkilötietojen käsittelijältä. 

6 Henkilötietojen säilytysaika 

Käsittelemme henkilötietojasi rekrytointiprosessin ajan. Sen jälkeen säilytämme tietojasi enintään 2 vuotta. Voimme säilyttää tietojasi myös pidempään lain tai muun meille asetetun velvoitteen täyttämiseksi.

7 Henkilötietojen luovuttaminen 

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja siirrettäessä noudatetaan Euroopan komission vakiolausekkeita tai muilla tavoin varmistetaan, että siirto tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.  

9 Rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sitra on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät Sitran IT-järjestelmien lokitietoihin. 

Sitran työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. 

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja. 

10 Rekisteröidyn oikeudet 

Työnhakijalla (rekisteröidyllä) on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet: 

• oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä 

• oikeus saada tutustua tietoihinsa 

• oikeus oikaista tietojansa 

• oikeus poistaa tietonsa 

• oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä 

• oikeus vastustaa tietojen käsittelyä 

Silloin kun käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon tai suostumukseen, rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen.  

Kun käsittely perustuu suostumukseen, on rekisteröidyllä lisäksi oikeus peruuttaa suostumuksensa. 

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme lähettämään Sitran kirjaamon sähköpostiin osoitteeseen [email protected]  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.  

11 Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen.